Est-ce qu’une assistante doit te répondre H24 ? Si elle répond trop vite, c’est mauvais signe.
On va parler d’un truc un peu tabou.
Beaucoup d’entrepreneurs se disent (sans toujours l’avouer) :
“Si mon assistante ne répond pas tout de suite, c’est qu’elle n’est pas vraiment là pour moi.”
En réalité, c’est souvent l’inverse.
Une assistante qui répond H24 à tout, tout de suite, c’est rarement bon signe :
elle est en mode réactivité permanente,
elle subit ses notifications,
elle n’a plus d’espace pour réfléchir, anticiper, créer, structurer.
Tu ne me payes pas pour être ta standardiste WhatsApp.
Tu me payes pour être ton bras droit de scaling.
Dans cet article, je t’explique comment fonctionne le contact au quotidien avec moi :
pour que tu aies toute la liberté de m’écrire quand tu veux,
tout en me laissant l’espace pour faire ce pour quoi tu me payes :
te faire gagner du temps, du chiffre d’affaires, du focus et de la sérénité.
Déléguer, ce n’est pas contrôler quelqu’un H24
Beaucoup d’entrepreneurs pensent déléguer une tâche.
En réalité, si on veut que ça fonctionne, on doit déléguer une responsabilité.
La différence :
déléguer une tâche = “fais exactement ça, comme ça, au moment où je te le dis”,
déléguer une responsabilité = “voilà le résultat attendu, voilà ma vision, voilà le cadre… et tu prends en charge la façon d’y arriver”.
Pour que ça marche, il faut :
une bonne compréhension de la mission,
une vision claire du résultat attendu,
une vraie connexion à ta vision d’entrepreneur.
C’est ça qui me permet de décider par moi‑même comment faire au quotidien :
soit en suivant des instructions déjà en place,
soit en les améliorant quand il le faut.
Si, à l’inverse, tu restes en mode :
“Tu as vu mon message ?”
“Tu peux me dire où tu en es toutes les deux heures ?”
“Tu peux me valider chaque micro-détail ?”
On tombe dans le micro‑management.
Résultat :
tu es prisonnier(e) de ta propre délégation,
je suis prisonnière d’un flux constant d’interruptions,
personne n’est vraiment libre,
et la collaboration perd en valeur.
Au début, oui, il y a plus d’allers‑retours (et c’est normal)
Soyons honnêtes : les premières semaines, on va beaucoup communiquer.
Pourquoi ?
parce que j’ai besoin de rentrer dans ta tête,
de comprendre ta façon de parler, tes standards, tes goûts, tes “non négociables”,
de caler notre façon de travailler ensemble.
Au départ, j’ai besoin de ta réactivité pour :
valider plus vite,
ajuster plus vite,
te livrer de plus en plus dans ta vision.
Mais l’objectif n’est pas de rester dans cette intensité toute la vie.
L’objectif, c’est qu’au fil des semaines :
je comprenne tellement bien ta vision,
je maîtrise tellement bien tes sujets,
que tu n’aies plus besoin de valider chaque micro‑détail.
C’est là que la collaboration devient vraiment confortable pour toi.
WhatsApp Business : disponible 24/7… mais en asynchrone
Concrètement, voici comment je fonctionne.
Je mets systématiquement en place un WhatsApp Business dédié à notre collaboration, dans lequel :
tu peux m’écrire 24h/24, 7j/7,
tu peux m’envoyer : vocaux, idées, captures d’écran, demandes, liens, réflexions à chaud,
on peut créer plusieurs groupes si besoin (par type de tâches, par projet, par équipe).
La règle d’or :
Tu peux m’écrire dès que tu es inspiré(e),
sans te demander si tu me “déranges”.
De mon côté :
mes notifications sont désactivées,
je consulte et je traite tes messages sur des plages horaires dédiées,
pour rester en deep work le reste du temps.
Je t’invite d’ailleurs à faire pareil :
désactiver tes notifs,
utiliser notre WhatsApp comme un vidage de tête,
et me laisser le job de structurer, prioriser et traiter ce que tu m’envoies.
Tu n’as plus besoin de garder en mémoire :
“Il faut que je pense à lui dire ça demain.”
Tu balances, je prends.
Nos codes WhatsApp pour une com’ asynchrone mais ultra claire
Pour que l’asynchrone reste hyper efficace, on utilise des codes simples :
✅ Check = j’ai bien reçu et processé l’information. Tu sais que c’est intégré dans mon système.
📅 Calendrier = c’est une tâche planifiée pour plus tard. Elle est dans ma to‑do, tu n’as plus besoin d’y penser.
❌ Croix = ce que tu demandes n’a pas pu être fait comme prévu (et je t’explique pourquoi, avec une proposition d’alternative).
On utilise aussi beaucoup :
les audios pour tout ce qui demande de la nuance (plus rapide, plus humain, plus clair),
Loom quand il faut montrer un écran, un process, un bug ou une idée de mise en page.
Et pour garder la clarté au maximum :
un message = une idée / une demande dès que possible,
ce qui nous permet de répondre point par point, sans rien perdre en route.
Parfois, l’asynchrone atteint ses limites :
un sujet trop complexe,
plusieurs décisions stratégiques à prendre,
ou un malentendu qui pourrait faire perdre du temps.
Dans ce cas, on planifie un petit appel de clarification de 5 à 15 minutes, avec une durée max fixée à l’avance.
Le but : aller droit au but, clarifier, décider… puis revenir à un fonctionnement fluide en asynchrone.
Est-ce que je réponds H24 ? Non. Et c’est une bonne nouvelle.
Avant d’aller plus loin, tu dois savoir un point important sur mon organisation :
je ne travaille officiellement pas le week‑end, ni le mercredi après‑midi (je le consacre à mes enfants et à ma vie perso),
mais dans les faits… je travaille souvent quand même, quand j’ai envie, quand je suis inspirée.
La nuance est importante :
Je ne veux simplement pas avoir l’obligation de travailler à ces moments‑là.
Comme toi, je suis entrepreneur(e) dans l’âme : si j’ai une idée géniale un dimanche soir, je peux la traiter. Mais je ne veux pas être forcée à le faire.
Et du coup, quand je réponds, c’est parce que je choisis de le faire dans les meilleures conditions, pas sous pression.
Répondre instantanément à tout serait une catastrophe pour ma productivité… et pour les résultats que tu attends de moi.
Mon rôle, ce n’est pas :
d’être collée à mon téléphone,
de checker WhatsApp toutes les 3 minutes,
de vivre en mode “ping‑pong de messages”.
Mon rôle, c’est :
de structurer tes systèmes,
de créer, préparer, automatiser,
de gérer tes clients, tes contenus, tes outils,
de te faire gagner un temps précieux.
Pour ça, j’ai besoin de vraies plages de concentration.
C’est pour cette raison que je désactive toutes les notifications de mon téléphone, sauf les appels.
Pourquoi ?
parce que rien ne détruit plus la productivité qu’un téléphone qui sonne toutes les 8 minutes,
parce que répondre au moindre message en temps réel, c’est être payé à ne rien produire,
parce que mon rôle n’est pas d’être joignable, mais utile.
Donc non, je ne répondrai pas H24. Et par respect pour toi (et pour moi), on s’appuie sur 2 règles simples :
hors mercredi après‑midi et week‑end, je réponds toujours en moins de 24h maximum,
en cas d’urgence → tu peux m’appeler, ce qui déclenche la seule notification que je laisse activée.
Évidemment, il y a des exceptions de bon sens.
Dans certains contextes, on peut décider ensemble d’un niveau de disponibilité plus élevé, par exemple :
pendant un lancement (ou une période de vente très courte et stratégique),
pendant un séminaire / événement présentiel, où tout doit rouler en temps réel,
si je t’accompagne en mode assistante exécutive à plein temps sur une période donnée.
Dans ces cas-là, on le cadre à l’avance :
durée de l’intensité (quelques jours, une semaine, un événement),
créneaux où je suis particulièrement vigilante aux messages,
périmètre des urgences et du “vraiment important”.
Ce qui compte, ce n’est pas de jouer à la “dispo H24” en permanence,
c’est d’avoir un fonctionnement intelligent, adapté au contexte, qui protège ton énergie comme la mienne.
Tu ne gagnes rien à avoir une assistante qui te répond dans la minute…
si derrière elle n’a plus l’espace pour faire un travail en profondeur, qui fait réellement avancer ton business.
Et en cas d’urgence ?
La vraie question, ce n’est pas “est‑ce qu’elle répond H24 ?”
C’est : “qu’est‑ce qu’on fait en cas d’urgence réelle ?”
Pour tout ce qui peut être géré en asynchrone :
→ WhatsApp Business, comme d’habitude.
Par contre, si :
un lancement est en train de planter,
un tunnel de paiement est down,
un webinaire démarre dans 30 minutes et qu’il y a un problème critique…
Tu peux m’appeler.
Les appels, eux, déclenchent une vraie notification.
Ce simple filtre permet de :
préserver nos journées de travail,
tout en gardant une ligne directe en cas de souci réel.
Comment on évite le micro‑management au quotidien
Le micro‑management, ce n’est pas que la faute de l’assistante.
Parfois, c’est l’entrepreneur qui :
corrige chaque tournure de phrase,
veut valider chaque visuel,
repasse derrière chaque mail,
veut des updates toutes les 2 heures.
Résultat :
tu ne te libères jamais vraiment,
tu gardes tout dans ta tête,
tu t’épuises…
pour un résultat à peine meilleur.
De mon côté, pour éviter ça, je fonctionne différemment :
au début, on cadre ensemble via des SOP, des exemples, des validations,
une fois le style / ton / standard validé, je prends le relais en autonomie,
on garde des points de contrôle intelligents (hebdo, mensuels), pas du flicage en continu.
Tu passes progressivement de :
“Je dois tout valider”
à
“Je sais qu’elle a compris. Je n’ai plus besoin de tout revoir.”
Les outils pour suivre les projets sans coller ton nez à tout
Pour les missions simples, WhatsApp + reporting régulier suffisent largement.
Pour les projets plus lourds (lancements, refonte de systèmes, gros contenu, etc.),
je peux mettre en place pour toi :
un espace communauté / Kollab (alternative à Skool),
un Trello ou un Asana organisé par colonnes (À faire / En cours / En attente / Terminé),
ou une pipeline dans Go High Level / On-Scale.io avec des étapes et des tâches assignées.
L’idée, c’est que tu puisses :
voir d’un coup d’œil où en sont les choses,
sans avoir à demander “tu en es où ?” toutes les 5 minutes,
sans t’enfermer dans le contrôle permanent.
Tu restes informé(e), sans être esclave du suivi.
Pourquoi cette organisation te rend, TOI, plus libre
Avec ce fonctionnement :
tu peux m’écrire quand tu veux,
tu peux vider ta tête dans notre WhatsApp Business,
tu sais que tes demandes sont reçues, traitées, planifiées,
tu peux suivre l’avancement sans te noyer dans les détails.
Au lieu d’avoir :
une “assistante‑notification” collée à son téléphone,
qui exige que toi aussi tu sois tout le temps disponible…
Tu as :
une assistante de scaling qui protège ton temps et le sien,
une personne qui te donne des leçons de productivité (gentiment 😇),
une structure qui te permet enfin de rester dans ta zone de génie.
En gros, je ne suis pas là pour t’ajouter une conversation de plus à gérer.
Je suis là pour que, petit à petit, tu aies moins de choses à porter.
Tu veux ce niveau de structure dans ton quotidien ?
Si tu t’es surpris(e) à penser pendant cet article :
“Elle est trop smart, cette assistante. Elle est plus organisée que moi.”
Bonne nouvelle : c’est exactement le but.
Et encore mieux :
Toute cette structure de communication, de gestion de projet et de priorisation, je peux aussi t’aider à l’implémenter dans ton propre business.
Pour toi, pour ton équipe, pour tes clients.
Découvre comment récupérer 10 heures par semaine en déléguant à une assistante virtuelle.
Tu peux télécharger le guide PDF, regarder la vidéo de présentation,
ou réserver un appel découverte avec moi pour voir comment on peut adapter ce fonctionnement à ton quotidien.
